Digitalisierung in der Pflege

Die Digitalisierung der Pflegebranche

Andreas Taeker

Die Errungenschaften digitalisierter Technologie verändern das Gesundheitswesen im 21. Jahrhundert nachhaltig. In diesem Zusammenhang fallen Begriffe wie „Robotik“, „lernende Systeme“ und „Künstliche Intelligenz“. Aber inwiefern ist auch die Pflegepraxis von diesen Innovationen betroffen, und was bedeutet das konkret für Pflegedienste? In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie bei der Digitalisierung beachten sollten und wie Sie deren Vorteile für Ihren Pflegebetrieb nutzen. 

Der demographische Wandel verändert die Pflege. Es gibt immer mehr ältere Menschen, die krankheitsbedingt erhebliche Unterstützung benötigen. Während Ende 2017 insgesamt 3,4 Millionen Menschen pflegebedürftig waren, soll diese Zahl bis ins Jahr 2050 auf ca. 4,5 Millionen Pflegebedürftige ansteigen (Statistisches Bundesamt, 2018). Gleichzeitig sind aber immer weniger Menschen bereit, in der Pflege zu arbeiten.

Der Fachkräftemangel stellt die Pflege vor große Herausforderungen. Um diese Herausforderungen zu meistern, sind Pflegedienste daher immer mehr auf die Unterstützung moderner Technik angewiesen. 

Hohe Arbeitsbelastung in der Pflege

Pflegekräfte stehen hoher physischer und psychischer Arbeitsbelastung gegenüber und haben oft nur wenig Gestaltungsspielraum bei der Eigenorganisation. Das beginnt schon mit der Dienstplanung und der Dokumentation pflegerischer Leistungen. 

Bereits vor dem Frühstück meldet sich eine Ihrer Pflegekräfte, da Sie trotz genehmigtem Urlaub fälschlicherweise im Dienstplan steht. Die anschließende Suche nach einer Vertretung erweist sich als erfolglos. Da Sie Ihrem Patienten nicht einfach absagen können, müssen Sie die Fahrten der Kollegin übernehmen. Noch bevor Sie sich Ihren eigentlichen Aufgaben widmen können, steht also ein Patientenbesuch auf dem Programm! Das Problem: Der Dienstplan liegt im Büro. Das Frühstück muss also warten. 

Im Büro angekommen geht der Tag genauso weiter, wie er begonnen hat. Der Computer scheint zu spüren, dass Sie ihn brauchen, stürzt zunächst ab und entscheidet sich erst beim zweiten Anlauf dazu, im Schneckentempo hochzufahren. Beim Blick in die Patientenakte folgt der nächste Schreck: Der Durchführungsnachweis vom Vortag ist nicht ausgefüllt und der Medikationsplan fehlt komplett.

Wie Sie an diesem Beispiel sehen, besteht Optimierungsbedarf bei der Dienst- und Personalplanung. Hier könnten digitale Lösungen wie eine Branchensoftware für Dienstplanung und Dokumentation die Pflegedienste aktiv entlasten und mehr Zeit für menschliche Zuwendung schaffen. Dem stehen aber gewisse Befürchtungen der Pflegedienste entgegen.

Hürden für die Digitalisierung der Pflege

Für viele Pflegedienste stellt die Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse eine große Hürde dar. Immer wieder werden unter anderem die folgenden Ängste geäußert:

  • Ich habe das Gefühl, die anfallenden finanziellen, personellen und zeitlichen Kosten nicht abschätzen zu können. 
  • Ich befürchte, dass die Mitarbeiter mit der digitalisierten Technik nicht klarkommen. 
  • Ich habe Angst, dass meine Mitarbeiter durch den Schulungsaufwand unzufrieden werden und meinen Betrieb verlassen. 
  • Ich glaube, dass die Zufriedenheit meiner Patienten unter den Neuerungen der Technik leidet. 

Technologische Lösungen sind aufgrund solcher Befürchtungen bisher kaum im Pflegealltag angekommen. Als Grund wird außerdem häufig angeführt, dass Produkte nicht zuverlässig funktionierten und unausgereift seien, wodurch die Frustration und allgemeine Ablehnung gegenüber technologischen Lösungen verstärkt würde (Bundesministerium für Gesundheit [BMG], 2013). 

Checkliste: Wann ist ein Softwarewechsel sinnvoll?

Um die Vorzüge der Digitalisierung trotzdem zu nutzen und auch weiterhin den langfristigen Erfolg Ihres Pflegebetriebs zu gewährleisten, sollten Sie folgende Punkte regelmäßig prüfen: 

  • Sind meine bestehenden Prozesse noch zeitgemäß?
  • Wird meine eingesetzte Branchensoftware den Ansprüchen meines Pflegebetriebs noch gerecht?

Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die Organisation Ihres Pflegebetriebs und den Grad Ihrer Digitalisierung auf den Prüfstand zu stellen.

AussageTrifft zuTrifft teilweise zuTrifft nicht zu
Die Ansprüche meines Pflegebetriebs sind gewachsen. Meine Softwarelösung kann jedoch nicht mitwachsen.    
Pflegedokumentationen sind unvollständig und schlecht gepflegt, weil meine Mitarbeiter nicht mobil und offline arbeiten können.   
Den größten Teil unserer Arbeit erledigen wir händisch und auf Papier.   
Die Beschwerden meiner Patienten wegen umständlicher Abläufe häufen sich.   
Meine Branchensoftware ist nicht DSGVO/GoBD-konform.   
Ich habe viel manuellen Verwaltungsaufwand.    
Bei der Abrechnung mit den Kostenträgern passieren häufig Fehler aufgrund schlecht gepflegter Stammdatenverwaltung in der Software.    
Ich habe nicht alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick zur Hand.   
Die genutzte Software wird vom Hersteller nicht weiterentwickelt oder gewartet.    
Meine Softwarefirma berät mich nicht umfassend genug bei internen Prozessen und der Arbeit mit der Software    
Die Beschwerden meiner Mitarbeiter häufen sich.   

Wenn Sie in der Checkliste mehr als vier Punkte mit „Trifft zu“ oder „Trifft teilweise zu“ beantwortet haben, sollten Sie über den Wechsel Ihrer Software nachdenken. 

Checkliste: Welche Software ist geeignet?

Ist die Entscheidung gefallen, in Zukunft auf den Einsatz einer Software zu setzen oder sich von der bisherigen Lösung zu trennen, stellt sich unweigerlich die Frage, welche Software die Richtige ist. Welche Funktionen wichtig sind und welche weniger, ist von vielen verschiedenen Faktoren, wie zum Beispiel der Größe Ihres Pflegedienstes oder der langfristigen Businessplanung, abhängig.

Es ist empfehlenswert, verschiedene Angebote zu vergleichen, um am Ende eine gut begründete Entscheidung nach dem Prinzip „Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis“ treffen zu können.

Folgende Checkliste fasst alle wesentlichen Software-Features sowie weitere Anforderungen an den potenziellen Anbieter zusammen.

AnforderungErfülltNicht
erfüllt
Modularer Software-Aufbau und Möglichkeit zur Erweiterung
Abrechnungsschnittstelle
GoBD-Konformität
DSGVO-Konformität
Schnittstelle zum digitalen Verordnungs-Genehmigungsverfahren
Statistikfunktionen
Integriertes Dokumentenablagesystem
Einsatzplanung (Touren- und Dienstplanung)
Zeitkontenverwaltung und Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung
Option zur Bearbeitung im Offline-Modus mit nachträglicher automatischer Synchronisation
Unterstützung bei Software-Installation und Mitarbeiter-Schulung
Wunddokumentation
Option zur Prozessberatung durch Softwareanbieter
Wasserdichtes Migrationskonzept
Regelmäßige Software-Updates und Anpassung an gesetzliche Anforderungen
Umfangreicher Support und persönlicher Kundenberater
Server-Hosting-Angebot
Flexible Finanzierungsmodelle

Elektronischer Datenträgeraustausch in egeko

Softwarelösungen können Ihren Pflegebetrieb schon heute aktiv bei vielfältigen Verwaltungsaufgaben unterstützen. Dazu gehört auch der elektronische Datenträgeraustausch (DTA) mit den Kostenträgern. Der DTA zwischen Kranken-/Pflegekassen und Pflegediensten leistet einen wertvollen Beitrag zur Entbürokratisierung innerhalb der Pflegebranche. 

Gerade für Pflegedienste, die überregional mit mehreren Niederlassungen tätig sind, ergibt sich aber durch die unterschiedlichen Regelungen der Kostenträger ein massiver Mehraufwand bei Verwaltung und Kommunikation. 

Bei der schieren Masse an Annahmestellen und Ansprechpartnern der jeweiligen Kostenträger können Sie als Pflegedienst schnell den Überblick verlieren. Daher bietet es sich an, einen externen Dienstleister wie opta data mit der Abrechnung zu beauftragen. Dieser hat bereits jahrelange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den Kostenträgern. opta data hat feste Ansprechpartner bei den Kassen und kann so schnell auf veränderte Regelungen bei den Kostenträgern reagieren. 

Außerdem bietet Ihnen opta data über die Abrechnung hinaus die Möglichkeit, dank Softwarelösungen die Kommunikation mit den Kostenträgern weiter zu vereinfachen. Zu diesen Softwarelösungen gehört egeko – die elektronische Genehmigungsplattform für Verordnungen. Mithilfe von egeko erledigen Sie die gesamte Kommunikation mit den Krankenkassen einfach zentral über eine Plattform. Sowohl der Genehmigungsantrag als auch die Entscheidungs- und Kommunikationsdaten der Krankenkasse werden dabei digital über die egeko Plattform ausgetauscht. 

egeko ist per Schnittstelle in verschiedene Branchensoftwarelösungen der Pflegedienste medienbruchfrei integrierbar. Das ermöglicht Ihnen eine komfortable und unmittelbare Teilnahme am elektronischen Genehmigungsverfahren direkt aus der Branchensoftware. 

opta data live – der Treffpunkt für die Pflegebranche

Sie wollen alles über die Digitalisierung in der Pflegebranche erfahren? Sie wollen Informationen über Produkte und Lösungen, die Ihnen den Pflegealltag erleichtern und Ihnen Zeit für die wirklich wichtigen Dinge schaffen?

Dann nehmen Sie am Online-Treffpunkt für die Pflegebranche teil – opta data live. Vom 22. bis 24. Juli lädt die opta data Sie zum digitalen Pflege-Event ein.

Top-Speaker wie Prof. Dr. med. Jörg Debatin (Leiter health innovation hub des Bundesministeriums für Gesundheit) und Dr. Bernhard Tenckhoff (Kassenärztliche Bundesvereinigung, KBV) stellen in Fachvorträgen aktuelle Entwicklungen rund um die Telematikinfrastruktur in der Pflegebranche vor. In Online-Seminaren erhalten Sie Insights zu relevanten Branchenthemen und passenden Produktlösungen von den opta data Pflege-Experten. Ein täglicher „open table“ mit den Digitalexperten der opta data, Dr. Jan Helmig und Markus Dikty, rundet das Event-Programm ab. 

Neben umfangreichen Produktinformationen und attraktiven Angeboten haben Sie die Möglichkeit, mit den Vertriebsrepräsentanten der opta data eine Live-Beratung zu vereinbaren. 

Klingt spannend? Dann melden Sie sich gleich an auf https://www.optadata.de/live/.

Oder nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf:

Tel.: 0201 320 68 228 – E-Mail: pflege@optadata-gruppe.de

Andreas Taeker

Andreas Taeker ist bei der opta data Abrechnungs GmbH in der Strategischen Geschäftsfeldentwicklung als Business Development Manager im Geschäftsbereich Pflege verantwortlich für die Durchführung von Marktanalysen und die Entwicklung neuer Produktideen. Die strategische Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Marktbearbeitungskonzepten im liegt ebenso in seinem Aufgabenbereich sowie die Unterstützung von Multiplikatorenkonzepten. Des weiteren wirkt er beratend bei der Erstellung der Statistischen Jahrbücher mit.